Home
Cases

incase-logo.jpg

Compleet softwarepakket voor planning, coördinatie en CRM


Incase ontwikkelt en geeft BHV- en EHBO-trainingen voor mensen die werken met kinderen van nul jaar tot jong volwassenen. Denk daarbij aan ongeveer 25.000 cursisten die werken op kinderdagverblijven of basisscholen. Incase geeft deze cursussen via blended learning; online gevolgd door praktijk op locaties door heel Nederland.


Incase wilde haar complete administratie onderbrengen in een efficiënt functionerend softwarepakket. Dat betekent één programma voor de planning van trainingen, het bijhouden van trainingsresultaten, de financiële administratie etc. Ook aan de implementatie had het bedrijf strikte eisen: deze moest verlopen zonder enige downtime.

Om efficienter en foutloos te kunnen blijven werken was met de groei een opmaat gemaakt software systeem vereist. De enorme hoeveelheid functionaliteiten en techniek die wij nodig hebben zijn mede dankzij de Nederlandse consultants en de mankracht van het team in India in zeer korte tijd gerealiseerd. Lodewijk Wever / Incase B.V.

Oplossing

Smartshore automatiseerde de volledige administratie rond de planning en coördinatie. Daarvoor ontwikkelde en implementeerde Smartshore een uitgebreid systeem volgens de SCRUM-methode. Voorafgaand aan elke sprint bracht een Smartshore-consultant samen met Incase het proces in kaart, om vervolgens de software te ontwerpen. Het Smartshore-team in India verzorgde de realisatie.

 

Compleet

Met dit softwarepakket kan Incase onder andere de certificering van ongeveer 25.000 cursisten coördineren, praktijktrainingen plannen en de facturatie verzorgen. Daarnaast omvat het systeem een CRM-pakket waarin Incase alle gegevens van al haar klanten beheert.

 
 

Zero downtime

Bij de implementatie moest Smartshore een grote hoeveelheid gegevens uit diverse systemen migreren naar het nieuwe systeem ‒ foutloos en zonder downtime. Dat vroeg om een goede timing en voorbereiding. Daarom onderwierp Smartshore het systeem eerst aan diverse testen. De implementatie vond plaats in één ochtend. De medewerkers, cursisten en klanten van Incase hebben daar niks van gemerkt: zij konden het systeem gewoon blijven gebruiken tijdens de implementatie.